Projektový manažer: zaměstnat nebo pronajmout?

„Už zase nestihneme termín.“ „Dodavatelé si dělají, co chtějí.“ „Ztrácíme přehled o rozpočtu.“ Pokud vám tyto věty znějí povědomě, pravděpodobně řešíte otázku projektového řízení. A možná zvažujete, zda najmout projektového manažera. Ale jakého? Interního zaměstnance, nebo využít externí služby?

Když projekty přerůstají přes hlavu

Představte si běžnou situaci: Vaše firma roste, máte několik dodavatelů pro web, marketing a další online služby. Zpočátku to šlo zvládat, ale teď:

• Schůzky a koordinace zabírají stále více času
• Termíny se posouvají a nikdo není zodpovědný
• Komunikace mezi dodavateli vázne
• Nemáte přehled o skutečném stavu projektů

Řešením je projektový manažer. Ale měli byste investovat do vlastního zaměstnance, nebo využít služeb externí firmy?

Interní projektový manažer: Výhody a úskalí

Výhody vlastního PM

• Je součástí týmu a zná firemní kulturu
• Je vždy k dispozici
• Může řešit i další agendu
• Má osobní vztah k projektům

Skryté náklady a rizika

• Plný úvazek = fixní náklady i v době menší vytíženosti
• Nemoc/dovolená = nikdo ho nezastoupí
• Omezené zkušenosti z jednoho prostředí
• Náklady na zaškolení a profesní rozvoj
• Riziko odchodu a ztráty know-how

Externí projektový manažer: Moderní řešení

Hlavní výhody

• Flexibilní kapacity podle potřeby
• Tým zkušených profesionálů
• Zavedené procesy a nástroje
• Zastupitelnost v případě výpadku
• Širší pohled z různých projektů

Na co si dát pozor

• Vyšší hodinová sazba
• Potřeba jasné komunikace
• Nutnost sdílení interních informací

Praktické srovnání nákladů

Podívejme se na typický příklad střední firmy s několika online projekty:

Interní PM (měsíční náklady):

• Hrubá mzda: 45 000 Kč
• Celkové náklady zaměstnavatele: ~60 000 Kč
• Další náklady (školení, vybavení): ~5 000 Kč
• Celkem: 65 000 Kč měsíčně fixně

Externí PM:

• Průměrná potřeba: 40 hodin měsíčně
• Hodinová sazba: 1 200 Kč
• Celkem: 48 000 Kč měsíčně flexibilně

Kdy se vyplatí který model?

Každá firma je jiná a má specifické potřeby. Proto neexistuje univerzální odpověď. Můžeme ale definovat situace, kdy se který model obvykle lépe osvědčuje. Toto rozdělení vám pomůže při vlastním rozhodování.

Interní PM je ideální když:

• Máte stabilně vysoký objem projektů
• Potřebujete PM na plný úvazek
• Řešíte citlivé interní projekty
• Máte prostředky na zaškolení a rozvoj

Externí PM je lepší volbou když:

• Objem práce kolísá
• Máte různorodé projekty
• Potřebujete rychle začít
• Chcete flexibilní náklady
• Požadujete zastupitelnost

Checklist pro vaše rozhodování

Než se pustíte do finálního rozhodnutí, je dobré si ujasnit několik klíčových bodů. Připravili jsme pro vás jednoduchý checklist, který vám pomůže zvážit všechny důležité aspekty. Odpovězte si upřímně na následující otázky.

1. Jaký je váš měsíční objem projektové práce?
2. Jak moc kolísá potřeba projektového řízení?
3. Máte kapacity na zaškolení nového člověka?
4. Jak kritická je zastupitelnost?
5. Jaký máte rozpočet a preferujete fixní nebo variabilní náklady?

Hybridní řešení: To nejlepší z obou světů

Ne vždy musíte volit jen jednu cestu. Mnoho firem úspěšně kombinuje interní a externí zdroje podle aktuální situace a potřeb. Tento flexibilní přístup může nabídnout optimální řešení, zejména pro rychle rostoucí firmy.

• Interní koordinátor pro běžnou agendu
• Externí PM pro větší projekty
• Možnost škálování podle potřeby

Jak začít s externím projektovým řízením?

Pokud jste se rozhodli vyzkoušet externí projektové řízení, je důležité začít správně. Připravili jsme pro vás osvědčený postup, který minimalizuje rizika a zajistí hladký přechod k profesionálnímu řízení projektů.

1. Analýza současného stavu

• Zmapování projektů
• Identifikace problémů
• Definice cílů

2. Výběr modelu spolupráce

• Rozsah služeb
• Způsob komunikace
• Nastavení procesů

3. Postupné předání

• Seznámení s projekty
• Nastavení nástrojů
• Zahájení řízení

Rozhodnutí mezi interním a externím projektovým manažerem není jednoduché. Vyžaduje pečlivé zvážení mnoha faktorů – od finančních aspektů přes organizační strukturu až po firemní kulturu. Důležité je být upřímný v hodnocení vlastních potřeb a možností.

Pokud řešíte podobné dilema, rádi vám pomůžeme s analýzou vaší situace a doporučením optimálního řešení. Kontaktujte nás pro nezávaznou konzultaci.

Chcete vidět, jak to vypadá v praxi?

📥 Které auto – Inteligentní průvodce výběrem vozidla

Kompletní Case Study: cíle, použité technologie, výsledky

Chcete vidět, jak to vypadá v praxi?

Reálný projekt, reálná řešení – bez omáčky kolem.

Souhlasím se zpracováním osobních údajů a zasíláním novinek. Podmínky ochrany údajů

Stáhnout zdarma

🔒 Vaše údaje jsou v bezpečí. Žádný spam.