AI v každodenní praxi: Prompty, které skutečně používáme v naší digitální agentuře
Naše firma ATWEL International, s.r.o. je digitální agentura. Staráme se o rozvoj existujících i vývoj zcela nových digitálních řešení, od jednoduchých webů až po složité webové aplikace a software.
Jelikož působíme přímo v IT odvětví, začali jsme poměrně brzy zkoušet pracovat s jazykovými AI modely a integrovat je do našich pracovních postupů. Mezi námi aktivně používané systémy patří Anthropic Claude, OpenAI ChatGPT nebo Google Gemini.
Původně jsme AI využívali především při programování – ať už pro generování kódu, debugging nebo optimalizaci. Postupně jsme však objevili potenciál těchto nástrojů ve všech oblastech naší činnosti.
Jako CEO firmy jsem pro každou specifickou aktivitu vytvořil speciálně nakonfigurovaného AI asistenta, který plní určitou roli. V současnosti využíváme AI pomocníky například v rolích jako:
- Výkonná asistentka (pomáhá s administrativou, plánováním a komunikací)
- Sales a marketing asistent (podporuje tvorbu obsahu a marketingových materiálů)
- Linux administrátor (asistuje při správě serverů a řešení technických problémů)
- a další specializované role
Všimli jsme si, že mnoho profesionálů v byznysovém prostředí stále hledá konkrétní způsoby, jak efektivně implementovat tyto AI nástroje do svých procesů. Proto jsme se rozhodli sdílet reálné příklady AI promptů, které u nás ve firmě každodenně používáme a které nám skutečně šetří čas a zlepšují kvalitu naší práce.
V této sérii článků vám nabídneme pohled „pod pokličku“ našeho využívání AI – bez marketingových frází a s důrazem na praktickou použitelnost.
Pojďme se podívat na první sadu příkladů:
Provozní řízení, operativa
- Vytvoření šablony pro emailovou komunikaci s klienty
- Komunikace ohledně technické údržby
- Diplomatická komunikace při řešení plateb
Řízení firmy: Strategické a organizační výzvy
Provozní řízení, operativa
1. Vytvoření šablony pro emailovou komunikaci s klienty
AI nám pomáhá vytvářet profesionální a konzistentní šablony pro opakující se komunikaci, což šetří čas a zajišťuje jednotný firemní tón.
Prompt:
Potřebuji pomoci s přípravou textu emailu, který bych rád používal následně jako nějakou vhodnou šablonu. Jde o situaci, kdy klient má u nás hosting webu a blíží se datum obnovy hostingu. Proto je potřeba zaplatit fakturu. Jsou dvě varianty. Pro jednu skupinu klientů rovnou posílám fakturu/daňový doklad. Pro další klienty posílám zálohovou fakturu s tím, že daňový doklad zašleme po obdržení platby. Mohl bys nějaký vhodný text navrhnout?
2. Komunikace ohledně technické údržby
Používáme AI k formulaci jasných a informativních zpráv týkajících se plánované údržby infrastruktury, čímž minimalizujeme nedorozumění a posilujeme důvěru klientů.*
Prompt:
Potřebuji udělat aktualizaci serveru který běží na systému Linux Ubuntu. Potřebuji dát klientovi zprávu a požádat ho o souhlas s termínem. Mohl bys mi navrhnout znění zprávy?
Něco jako
Dobrý den,
rád bychom opět provedli pravidelnou aktualizaci software vašeho dedikovaného serveru, o který pečujeme. Chtěl bych navrhnout, že bychom provedli aktualizaci v termínu mezi pátkem 4.7. až nedělí 6.7. Předpokládám že by weby, keré zde běží , mohly být nedostupné cca 30 – 60 min.
Dejte mi prosím vědět, zda byste s tím souhlasil.
S pozdravem
AI odpověd:
Váš návrh zprávy je dobrý základ. Navrhnu mírně upravenou verzi, která je profesionální a obsahuje všechny důležité informace:
Dobrý den,
v rámci zajištění bezpečnosti a optimálního výkonu Vašeho dedikovaného serveru bychom rádi provedli pravidelnou aktualizaci systému Linux Ubuntu.Navrhujeme termín mezi pátkem 4.7. a nedělí 6.7. 2024. Během aktualizace může dojít ke krátkodobému výpadku dostupnosti webových stránek v délce přibližně 30-60 minut.Prosím o potvrzení, zda Vám tento termín vyhovuje, případně můžeme domluvit jiný vhodný termín.Děkuji za spolupráci.S přátelským pozdravem[Vaše jméno]
3. Diplomatická komunikace při řešení plateb
AI nám pomáhá formulovat delikátní zprávy, které řeší potenciálně napjaté situace (jako jsou opožděné platby) taktně a profesionálně, a zachovávají tak dobré vztahy s klienty.
Prompt:
Psal jsem klientovi připomínku, že se mi neozval ani neuhradil fakturu. Po dalším mailu mi zareagoval. A platba už dorazila. Je to náš důležitý klient. Mohl bys mi navrhnout nějakou velmi slušnou reakci na ten jeho poslední email?
Odpověď AI:
Sestavím zdvořilou odpověď, která potvrdí přijetí platby a udrží pozitivní obchodní vztah.
Dobrý den, pane X,
děkuji za Vaše vysvětlení a za vyřízení platby. Mohu potvrdit, že částka již dorazila na náš účet.
O zdržení se vůbec nic neděje - to se občas stává. Vážíme si Vašeho rychlého vyřešení této záležitosti.
S přáním hezkého dne[Vaše jméno]
Řízení firmy: Strategické a organizační výzvy
1. Analýza implementace 5-15 reportingu
AI zde slouží jako nestranný konzultant, který pomáhá vyhodnotit potenciální dopady nového manažerského nástroje a navrhuje optimální strategii implementace.
Prompt:
Našel jsem na internetu myšlenku na tvorbu 5-15Report. Přide mi to zajímavá myšlenka. Rád bych to dal k diskusi dvěma lidem v týmu. Mojí provozní manažerce a kolegovi který vede tým vývojářů. přijde mi to jako vhodné kdy a) tito dva by tvořili takový report pro mne b) vývojáři by tvořili takový report pro dev leada c) zbytek týmu by tvořil report pro provozní manažerku, případně ta by se dívala i na reporty od dev týmu.
V této chvíli např používáme zulip, kam členové dev týmu píšou: Týdenní report na čem v tomto týdnu pracoval, takže vnímám že 5-15 report je asi jenom trochu vetším rozšířerním, ne?
A možná bychom to mohli udělat jako formulář na webu který by každý vyplnil a rovnou by obsah přišel danému člověku do projektu jako úkol k review.
Co si o této myšlence myslíš ty? Jaké výhody a nevýhody by to přinášelo? Má smysl to zavést plošně nebo např postupně, nejdříve jenom k těmto dvěma lidem a pak i pro další členy týmu, co myslíš?
Odpověď AI:
# Analýza implementace 5-15 Reportu
Tento formát je skutečně rozšířením vašeho současného reportování v Zulipu, kde vývojáři sdílí svou týdenní práci. 5-15 Report je komplexnější nástroj, který:
- Zabere cca 15 minut na napsání, 5 minut na přečtení
- Typicky zahrnuje: úspěchy, výzvy/překážky, cíle, náladu v týmu a nápady
## Výhody
- Poskytuje strukturovanější přehled než pouhý seznam úkolů
- Zachycuje problémy dříve, než eskalují
- Podporuje reflexi a strategické myšlení
- Vytváří dokumentaci vývoje v čase
- Posiluje komunikaci mezi různými úrovněmi týmu
- Podněcuje kreativitu a zlepšovací návrhy
## Nevýhody
- Může být vnímán jako další administrativní zátěž
- Riziko duplicity informací s jinými nástroji
- Bez správné implementace se může stát formální povinností bez přidané hodnoty
- Vyžaduje skutečný čas a úsilí (často více než avizovaných 15 minut)
- Některým členům týmu může být nepříjemné otevřeně sdílet problémy
## Implementační strategie
Postupné zavádění je rozhodně rozumný přístup. Doporučuji:
1. Začít pouze s manažerkou a dev leadem jako pilotní fázi
2. Po 1-2 měsících vyhodnotit přínosy a upravit formát
3. Teprve poté rozšířit na další úrovně týmu
Webový formulář je výborný nápad - zjednodušuje proces a zajišťuje konzistenci. Integrace s vašimi projekty by mohla přinést efektivitu bez duplicitní práce.
Co si myslíte o možnosti začít s jednodušší verzí a postupně rozšiřovat obsah reportu podle potřeby?
Tento příklad skvěle ilustruje, jak může AI poskytnout strukturovanou analýzu nového manažerského nástroje a pomoci při rozhodování o jeho implementaci. Pro mne je důležité sepsání výhod a nevýhod. To mi umožňuje promyslet rozhodnutí.
AI zde nejen odpovídá na položené otázky, ale nabízí i strategické doporučení pro postupnou implementaci, což je přesně ten typ hodnotného vstupu, který může CEO využít při strategickém rozhodování.
Závěrem
Implementace AI asistentů do našich každodenních pracovních postupů se ukázala jako užitečný krok pro naši agenturu. To, co začalo jako experiment s generováním kódu, se vyvinulo v širší ekosystém specializovaných AI pomocníků, kteří podporují prakticky všechny oblasti našeho podnikání.
Největší přínos vidím právě tam, kde jsem si dříve nebyl jistý, jak efektivně začít – ať už šlo o delikátní komunikaci s klientem, strukturování manažerských procesů, nebo řešení technických výzev. AI se stala nejen nástrojem pro zefektivnění rutinních úkolů, ale i spolehlivým partnerem pro brainstorming a analýzu komplexnějších problémů.
Co je však důležité zdůraznit – AI nástroje nenahrazují lidskou kreativitu a rozhodování. Místo toho nám umožňují zaměřit naši energii a odbornost na ty oblasti, kde vytváříme největší hodnotu. V rukou zkušeného profesionála je dobrý prompt pro AI něco jako správný dotaz ve vyhledávači – klíč k odemknutí potenciálu těchto nástrojů.
A teď bych rád slyšel i vaše zkušenosti:
- Využíváte již AI ve své pracovní rutině? Pokud ano, pro jaké úkoly se vám osvědčila nejvíce?
- Který z uvedených příkladů promptů vás nejvíce zaujal nebo překvapil?
- Máte otázky k implementaci podobných řešení ve vaší organizaci?
- Existují specifické oblasti vaší práce, kde byste si přáli vidět příklady využití AI v našich dalších článcích?
Napište mi přes web nebo mě kontaktujte na LinkedIn. Vaše zpětná vazba nám pomůže zaměřit další články v této sérii tak, aby přinášely co největší praktickou hodnotu.